Yn y blog hwn, rydym yn siarad â Clare Budden Prif Swyddog Gweithredol ClwydAlyn am y ffordd y maent wedi defnyddio Covid-19 i gyflymu eu cynlluniau am weithle ystwyth, a sut y mae gwell hyblygrwydd yn golygu y gallan nhw gael y gorau allan o’u timau gan hefyd gyflawni rhagor i’w cwsmeriaid.
Cenhadaeth ClwydAlyn yw ymdrin â thlodi o bob math, trwy’r gwaith a wnawn ni a’n gwaith gyda’n partneriaid. Mae hyn yn golygu ein bod yn canolbwyntio amser ac adnoddau ar gefnogi tenantiaid all fod yn ei chael yn anodd gyda thlodi incwm, tlodi tanwydd neu dlodi bwyd.
Gydag effaith Covid-19, mae’r genhadaeth hon wedi dod yn fwy hanfodol fyth. Dyna pam ein bod am ddysgu o’r ffordd y mae staff a chwsmeriaid wedi addasu i ffordd wahanol o fyw a gweithio dros y naw mis diwethaf fel ein bod yn y sefyllfa orau posibl i ddarparu ein cefnogaeth ar amser pan mae mwy o’i angen nag erioed.
Gwrando ar gwsmeriaid
Rydym yn siarad â’n preswylwyr am ba rai o’r newidiadau diweddar y dylem eu cadw a pha safonau gwasanaeth a ffyrdd o weithio y byddent yn hoffi eu gweld yn y dyfodol.
Mae hyn yn bwysig iawn i ni oherwydd rydym yn deall, mwyaf hyblyg fyddwn ni, gorau yn y byd fydd y gwasanaethau yr ydym yn gallu eu darparu.
Dangosodd yr adborth yr ydym wedi ei gael bod preswylwyr yn croesawu mwy o hyblygrwydd yn y ffordd y maen nhw’n cysylltu â’n gwasanaethau – er enghraifft, efallai y byddai’n well gan rai weld cartref a llofnodi tenantiaeth newydd ar fore Sadwrn, efallai y byddai eraill yn dymuno trafod eu cynllun cefnogi ar-lein yn hytrach nag mewn lleoliad mwy ffurfiol neu fedru siarad â’r ganolfan gyswllt am 8pm.
Mae’r rhai ohonom oedd yn gweithio o swyddfeydd yn gwybod (erbyn hyn) ein bod yn gallu gweithio o gartref a gwneud ein gwaith, ond rydym yn colli’r rhyngweithio cymdeithasol a’r egni creadigol yr ydym yn eu cynhyrchu pan fyddwn yn cyfarfod a dod at ein gilydd.
Cydbwysedd rhwng gwaith a bywyd
Mae staff yn dweud wrthym eu bod am gael gwell cydbwysedd rhwng gwaith a bywyd. Maent wedi gwerthfawrogi cael mwy o amser i wneud y te a chadw trefn ar waith tŷ trwy fod gartref am fwy o’r amser. Maent hefyd wedi dweud wrthym bod helpu’r amgylchedd trwy gymudo llai yn bwysig iddyn nhw, a’u bod am gael mwy o hyblygrwydd o ran pryd y byddant yn gwneud eu gwaith a’r cyfle i gael y gwaith i gyd-fynd yn well â chyfrifoldebau teuluol a gofalu.
Ond, rydym hefyd yn clywed staff yn dweud wrthym eu bod yn gweld colli eu cydweithwyr ac ochr gymdeithasol bod “yn y gwaith”. Maent yn colli’r cyfle i daflu syniadau o gwmpas a gweld beth mae eraill yn ei feddwl, y cyfle i rannu problem wrth iddi godi a bod rhai yn profi heriau wrth i waith a bywyd gartref fynd yn un, gan ei gwneud yn anos ymlacio.
Rydym hefyd yn gwybod na all rhai aelodau o’r staff weithio gartref yn y tymor hir oherwydd bod y gofod ffisegol neu sefyllfa’r teulu yn gwneud hynny’n anodd.
Y gorau o ddau fyd
Credwn y gallwn gyflawni’r gorau o’r ddau yn ClwydAlyn.
Rydym wedi datblygu’r cysyniad o bob tîm yn cael cytundeb sy’n nodi’r patrwm gwaith ar gyfer y tîm, ac rydym wedi rhoi rhyddid i dimau benderfynu sut y maen nhw’n eu llunio a gwneud y gwaith hwn orau iddyn nhw.
Yr unig arweiniad gan y tîm arwain oedd, waeth sut y mae timau yn dewis gweithio ar ba batrwm gwaith a pha bynnag oriau y byddan nhw’n eu dewis, rydym angen sicrhau bod popeth sydd angen ei wneud yn cael ei wneud er mwyn bodloni a mynd tu hwnt i ddisgwyliadau cwsmeriaid (ein cwsmeriaid sy’n gydweithwyr a’n cwsmeriaid sy’n breswylwyr).
Credwn bod y lefel hon o hyblygrwydd yn golygu ein bod yn cael y mwyaf allan o’n timau ac wrth wneud hynny, yn cyflawni mwy i’n cwsmeriaid.
Ein gweledigaeth
Ein gweledigaeth ar gyfer y ‘brif swyddfa’, yw y bydd mwy o dimau yn dod at ei gilydd am rywfaint o amser bob wythnos, ar ba bynnag ddiwrnod neu pa bynnag amser sy’n addas iddyn nhw, a bod gartref neu yn rhywle arall am weddill “eu” wythnos waith. Rydym am fod yn barod i staff allu gweithio yn unrhyw le.
Mae pob cytundeb tîm wedi ei rannu gyda phawb yn y cwmni fel ein bod ni i gyd yn deall yn fras beth yw patrwm gwaith pob tîm a phryd/pwy sydd orau i gysylltu. Nid oes templed safonol i’r cytundebau ac maen nhw’n nodi sut y mae pob tîm wedi penderfynu y bydd yn gweithio ond hefyd pa gydweithrediad y maen nhw ei angen gan eraill i wneud eu gwaith.
Mae’r ffordd hon o weithio a bodoli yn gofyn am fwy o bobl aml-sgil a llai o rolau gydag un arbenigwr fel bod mwy o bobl mewn tîm yn gallu ymdrin ag unrhyw ymholiad/gallu helpu i ddatrys problem.
Nid dim ond i staff oedd yn draddodiadol yn gweithio yn y swyddfa y mae cytundebau tîm – gallant hefyd weithio i’n timau crefftwyr a staff y digartref hefyd. Trwy roi rhyddid i dimau benderfynu drostynt eu hunain rydym wedi gweld ein bod yn gallu cael mwy o hyblygrwydd yn ein gwasanaethau i’r digartref, ac rydym eisoes yn gweld y manteision gyda staff yn awgrymu patrymau shifft gwahanol a fyddai’n gweddu i’w tîm a’u preswylwyr yn well; a bod yn fwy hyderus i ofyn am newid shifft neu gyfnewid pan fydd problemau personol yn codi yn hytrach na chymryd absenoldeb salwch. Mae rhai staff yn gweithio oriau wedi eu cywasgu sy’n gadael i ni ymestyn y diwrnod gwaith i gwsmeriaid (ac mae staff yn arbed arian ar ofal plant); i rai mae mwy o waith ar y penwythnosau yn fuddiol gyda mwy o amser o’r gwaith yn ystod yr wythnos; credwn y gallai pawb gael rhywbeth o’r peth.
Ymddiriedaeth
Wrth symud tuag at y ffordd hyblyg hon o weithio mae ymddiriedaeth yn allweddol.
Mae hyn yn golygu symud oddi wrth y cysyniad traddodiadol bod amser yn ffordd effeithiol o reoli perfformiad a symud tuag at fesur gwerth y gwaith sy’n cael ei wneud. Rydym yn ymddiried yn ein timau i weithio yn y ffordd sy’n gweddu orau iddyn nhw ac rydym yn rhoi’r rhyddid i alluogi hyn.
Rydym hefyd wedi mabwysiadu recriwtio ar sail gwerthoedd, sy’n sicrhau ein bod yn cael y bobl sy’n gweddu orau i ni.
Credwn y bydd “ffordd ClwydAlyn” yn ein gwneud yn fusnes arbennig – gan ein galluogi i recriwtio’r bobl iawn, bod yn fwy ystwyth i’n partneriaid a’n comisiynwyr ac yn bwysicaf oll, rhoi’r gwasanaethau gorau posibl i’n cwsmeriaid i gyflawni ein cenhadaeth o drechu tlodi yng Ngogledd Cymru.