(3 munud o ddarllen)

Yn y blog yma mae Shayoni Lynn o Lynn PR yn rhannu gyda ni sut y buont yn gweithio gyda Cartrefi Cymunedol Bron Afon i gysylltu gyda thenantiaid ar fater allweddol rhenti a thaliadau gwasanaeth. Gan ddefnyddio gwyddor ymddygiad a chyfathrebu seiliedig ar ddata, cawsant ymateb enfawr drwy’r ymgyrch Rhenti Teg a dysgu llawer yn y broses am sut y medrem gysylltu gyda chwsmeriaid ar ôl y pandemig.

“Gall cysylltu â chwsmeriaid fod yn galed hyd yn oed yn y cyfnod gorau. Mae gan bobl fywydau prysur ac efallai nad oes ganddynt bob amser i siarad gyda sefydliadau. Os rhowch y pandemig byd-eang yn y pair, mae’n glir y bydd yn rhaid i ni feddwl yn wahanol i wneud y cysylltiadau rydym eu hangen.

“Cysylltodd Bron Afon gyda fy nghwmni, Lynn PR, yn haf 2020 i’w helpu i redeg ymgynghoriad blynyddol gyda thenantiaid ar renti a thaliadau gwasanaeth. Fel arfer mae eu hymateb yn y 40au ac nid yw bob amser yn cynrychioli eu tenantiaid ac roeddent yn awyddus i eleni fod yn wahanol.

“O gofio am gyfyngiadau methu mynd o ddrws i ddrws neu siarad wyneb yn wyneb am hyn gyda thenantiaid, mae’n sicr y byddai angen dull gwahanol eleni. Roedd Bron Afon yn uchelgeisiol ac eisiau croesawu dull blaengar, cynulleidfa yn gyntaf. Hon fyddai ymgyrch gyntaf Bron Afon i gael ei seilio’n llwyr ar ddulliau digidol.”

Felly sut gwnaeth dull seiliedig ar ymddygiad weithio i Bron Afon?

“Yr her fwyaf oedd deall a chysylltu gyda chynulleidfaoedd amrywiol, yn arbennig yn ystod cyfnodau mor gythryblus a achoswyd gan y pandemig. Maent yn adnabod tenantiaid sy’n hapus i gymryd rhan ond er mwyn gael mwy o ymateb, roedd angen i ni gysylltu â chynulleidfa ehangach, a cheisio eu deall drwy lens ymddygiad. Mae angen i ni ddeall eu galluoedd, cymhelliant a rhwystrau yn well.

“I wneud hyn fe wnaethom gynnal cyfnod ymchwil cyflym oedd yn cynnwys ymchwil desg, adolygu llenyddiaeth, dadansoddi data cwsmeriaid a phoblogaeth, a chynnal diagnosis ymddygiad sy’n bwrw goleuni ar yr hyn a fedrai gymell tenantiaid i gymryd rhan a pha rwystrau a allai eu hatal rhag gwneud hynny.

“Daethom â’r holl ddata a dirnadaeth ymddygiad yma at ei gilydd, gan weithio’n agos gyda thîm Bron Afon, a chafodd hunaniaeth ymgyrch ‘Eich Bron Afon’ ei geni. Cynlluniwyd hyn i ddechrau rhaglen wedi’i rheoli o gyfathrebu rhagweithiol, gyda ‘Rhenti Teg’ yr ymgyrch gyntaf.

“Wedi’i seilio ar strategaeth cyfathrebu digidol seiliedig ar ymddygiad, roedd gennym yn awr ymgyrch weledol feiddgar ac wedi’i hymchwilio’n dda a fyddai’n dechrau ymgysylltu ystyrlon, rhagweithiol gyda thenantiaid.

“Drwy ddefnyddio gwyddor ymddygiad a dulliau cyfathrebu strategol a yrrwyd gan ddata, roedd modd i ni greu ymgyrch oedd yn taro tant gyda’r cynulleidfaoedd. Fe wnaethom ddefnyddio tactegau gwyddor ymddygiad i greu arolwg mwy cyfeillgar i ddefnyddwyr oedd â rôl bwysig wrth sicrhau’r cyfraddau ymateb uchel.

“Yr allwedd i lwyddiant ein hymgyrch Rhenti Teg oedd ein defnydd o dreialu i gadarnhau neu wadu’r datrysiadau y gwnaethom eu cynnig. Fe wnaethom gynnal nifer o dreialon ar hap i ganfod, yn uniongyrchol gan gynulleidfaoedd, beth maent yn ei hoffi a’r hyn na hoffant.

“Fe wnaeth yr ymgyrch barhau am bedair wythnos ac fe wnaethom ddarparu monitro amser real i sicrhau ein bod yn ymateb i’n cynulleidfa.”

Felly sut wnaethom ni?

“Rhenti Teg oedd ymgyrch fwyaf lwyddiannus Bron Afon, gan sicrhau ymateb uchel iawn gan denantiaid amrywiol ar bwnc pwysig ond cymhleth.

“Fe wnaethom gyrraedd a rhagori ar ein targed ymateb, gan sicrhau 326 ymateb ansawdd-uchel (+805%) – cynnydd deg gwaith trosodd – a chawsom 95 gwaith fwy o ymateb na meincnodau cyfryngau cymdeithasol arferol. Yn bwysig, fe wnaethom sicrhau newid sylweddol mewn ymddygiad drwy fedru creu gofod cadarnhaol ar gyfer trafod ar gyfer tenantiaid.

“Fel ymgyrch digidol yn gyntaf, cyflwynodd Rhenti Teg adenilliad gwych ar fuddsoddiad a gosod meincnodau newydd ar gyfer y sefydliad a chyfathrebu tai yng Nghymru.  Mae’r ymgyrch ar y rhestr fer ar gyfer Gwobrau Cyfryngau Cymdeithasol Byd-eang a Gwobrau Digidol PRCA 2021.

“Hyd yn oed yn y cyfnod anodd hwn, gallwn bob amser ganfod ffordd i gael pobl i gymryd rhan, drwy ddefnyddio dulliau blaengar at gyfathrebu ac ymgyrchoedd.”

Shayoni Lynn yw Cyfarwyddwr Lynn PR, asiantaeth cyfathrebu strategol a dirnadaeth ymddygiadol seiliedig ar ddata gyda’i bencadlys yng Nghymru.